Nota Fiscal Eletrônica – Um assunto sério para sua empresa! (Parte 1)

Olá amigos. Estou criando esse Artigo, após anos de experiência com implantação de NF-e, várias palestras do próprio FISCO, manuais e mais manuais, diversos fóruns e conversas com profissionais da área, e tudo mais que é possível no mundo da Nota Fiscal Eletrônica. Experiência com Legislação e Tributação, entre diversos outros. Tenho também a bagagem do Desenvolvimento de todo um Sistema de NF-e, assim como Experiências Profissionais em clientes até o momento da estabilidade na Nota Fiscal Eletrônica. Considero uma leitura rica e útil para Muitas Empresas, Empresários e Profissionais que desejam e precisam adotar a NF-e, assim como para muitos contadores e profissionais relacionados ao assunto. O foco desse Artigo é de maneira rápida e fácil, lhe colocar a par de tudo que concebe a NF-e.

Esse artigo será composto por 4 partes, será totalmente ilustrado, com imagens, com textos claros e objetivos, perguntas e respostas entre outros. O ultimo artigo mostrará inclusive telas do Sistema Desenvolvido pela minha empresa, e o uso de NF-e na Prática. Então adianto que esse Artigo irá do nível básico do básico, ao nível avançado. Por tanto, abaixo irei listar as 4 partes dos artigos, e caso você queira adiantar no assunto de acordo com seu conhecimento, por favor sinta-se a vontade:

Parte 2 – https://fernandopassaia.wordpress.com/2010/03/25/nota-fiscal-eletrnica-um-assunto-srio-para-sua-empresa-parte-2/

Parte 3 – https://fernandopassaia.wordpress.com/2010/04/10/nota-fiscal-eletrnica-um-assunto-srio-para-sua-empresa-parte-3/

Parte 4 – https://fernandopassaia.wordpress.com/2010/04/15/nota-fiscal-eletrnica-um-assunto-srio-para-sua-empresa-parte-4/

Leia nesse Primeiro Post, tudo que precisa saber sobre NFe para sua empresa. Prazos para se adequar, tipos de Certificado, tipos de Sistemas, Ambientes e demais dúvidas. Um excelente Artigo para Empresários e Profissionais da Área ficarem a Par de tudo sobre a Nota Fiscal Eletrônica.

Antes de iniciar o artigo, seguem alguns links interessantes para leitura posterior:

http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/assuntoagrupado1.aspx (Portal Nacional da NFe – Conceito, Uso e Obrigatoriedade da NFe).

http://www.fazenda.sp.gov.br/nfe/ (Portal da NFe no Estado de SP – Credenciamento, Consulta de NFes e outros)

http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/VerificacaoDeServicos/VerificacaoServicos.aspx (Verificação de disponibilidade do Sistema de NF-e em Âmbito Nacional).

1- Onde Começou a NF-e – O Principio de Tudo:
Ao contrário do que muitas pessoas pensam, o projeto de NF-e não vem de 2008, nem de 2009, nem tão pouco foi avisado em cima da hora. O projeto de NF-e vem desde Julho de 2004, e em Abril de 2005 ele foi assinado para entrar em prática e começar o desenvolvimento por parte das empresas.

No inicio, grandes empresas (como Kaiser, Ultragaz, Eletropaulo, Ford, Toyota, General Motors, Volkswagem, Gerdau, Bosch, Sadia, Souza Crus, Telefônica, e outras…) participaram do projeto Piloto da NF-e. Foi através dessas grandes empresas que a NF-e foi desenvolvido.

A partir de 2008, já em uma versão estável e funcional do projeto, foram definidos prazos para Implantação pelas demais empresas, onde uma lista com CNPJs e outra, com respectivos CNAEs exigiam a emissão da NF-e.

2 – Como saber se minha empresa já está enquadrada na NF-e:
Todas as empresas, que emitem nota Modelo 1A (papel+canhoto) devem estar enquadrada e gradativamente estão entrando para o projeto NF-e.

Uma situação muito comum, são as vendas para orgãos públicos (prefeitura, polícia, bombeiros, escolas, etc). Todas empresas que vendem para orgãos publicos, automaticamente tem que fazer NF-e, e muitas delas, já vem recebendo cartas da Receita Federal informando sobre a Obrigatoriedade.

Além disso, seguem as listas abaixo para 2008/2009 (no final estará a lista 2010):

Contribuinte	Data de início de obrigatoriedade de emissão de NF-e
I – fabricantes de cigarros	1º de abril de 2008
II – distribuidores ou atacadistas de cigarros	1º de abril de 2008
III – produtores, formuladores e importadores de combustíveis líquidos, assim definidos e autorizados por órgão federal competente	1º de abril de 2008
IV – distribuidores de combustíveis líquidos, assim definidos e autorizados por órgão federal competente	1º de abril de 2008
V – transportadores e revendedores retalhistas – TRR, assim definidos e autorizados por órgão federal competente	1º de abril de 2008
VI – fabricantes de automóveis, camionetes, utilitários, caminhões, ônibus e motocicletas	1º de dezembro de 2008
VII – fabricantes de cimento	1º de dezembro de 2008
VIII – fabricantes, distribuidores e comerciantes atacadistas de medicamentos alopáticos para uso humano	1º de dezembro de 2008
IX – frigoríficos e atacadistas que promoverem as saídas de carnes frescas, refrigeradas ou congeladas das espécies bovinas, suínas, bufalinas e avícola	1º de dezembro de 2008
X – fabricantes de bebidas alcoólicas inclusive cervejas e chopes	1º de dezembro de 2008
XI – fabricantes de refrigerantes	1º de dezembro de 2008
XII – agentes que, no Ambiente de Contratação Livre (ACL), vendam energia elétrica a consumidor final	1º de dezembro de 2008
XIII – fabricantes de semi-acabados, laminados planos ou longos, relaminados, trefilados e perfilados de aço	1º de dezembro de 2008
XIV – fabricantes de ferro-gusa	1º de dezembro de 2008
XV – importadores de automóveis, camionetes, utilitários, caminhões, ônibus e motocicletas	1º de abril de 2009
XVI – fabricantes e importadores de baterias e acumuladores para veículos automotores	1º de abril de 2009
XVII – fabricantes de pneumáticos e de câmaras-de-ar	1º de abril de 2009
XVIII – fabricantes e importadores de autopeças	1º de abril de 2009
XIX – produtores, formuladores, importadores e distribuidores de solventes derivados de petróleo, assim definidos e autorizados por órgão federal competente	1º de abril de 2009
XX – comerciantes atacadistas a granel de solventes derivados de petróleo	1º de abril de 2009
XXI – produtores, importadores e distribuidores de lubrificantes e graxas derivados de petróleo, assim definidos e autorizados por órgão federal competente	1º de abril de 2009
XXII – comerciantes atacadistas a granel de lubrificantes e graxas derivados de petróleo	1º de abril de 2009
XXIII – produtores, importadores, distribuidores a granel, engarrafadores e revendedores atacadistas a granel de álcool para outros fins	1º de abril de 2009
XXIV – produtores, importadores e distribuidores de GLP – gás liquefeito de petróleo ou de GLGN – gás liquefeito de gás natural, assim definidos e autorizados por órgão federal competente	1º de abril de 2009
XXV – produtores, importadores e distribuidores de GNV – gás natural veicular, assim definidos e autorizados por órgão federal competente	1º de abril de 2009
XXVI – atacadistas de produtos siderúrgicos e ferro gusa	1º de abril de 2009
XXVII – fabricantes de alumínio, laminados e ligas de alumínio	1º de abril de 2009
XXVIII – fabricantes de vasilhames de vidro, garrafas PET e latas para bebidas alcoólicas e refrigerantes	1º de abril de 2009
XXIX – fabricantes e importadores de tintas, vernizes, esmaltes e lacas	1º de abril de 2009
XXX– fabricantes e importadores de resinas termoplásticas	1º de abril de 2009
XXXI – distribuidores, atacadistas ou importadores de bebidas alcoólicas, inclusive cervejas e chopes	1º de abril de 2009
XXXII – distribuidores, atacadistas ou importadores de refrigerantes	1º de abril de 2009
XXXIII – fabricantes, distribuidores, atacadistas ou importadores de extrato e xarope utilizados na fabricação de refrigerantes	1º de abril de 2009
XXXIV – atacadistas de bebidas com atividade de fracionamento e acondicionamento associada	1º de abril de 2009
XXXV– atacadistas de fumo	1º de abril de 2009
XXXVI – fabricantes de cigarrilhas e charutos	1º de abril de 2009
XXXVII– fabricantes e importadores de filtros para cigarros	1º de abril de 2009
XXXVIII – fabricantes e importadores de outros produtos do fumo, exceto cigarros, cigarrilhas e charutos	1º de abril de 2009
XXXIX– processadores industriais do fumo	1º de abril de 2009
XL – fabricantes de cosméticos, produtos de perfumaria e de higiene pessoal	1º de setembro de 2009
XLI – fabricantes de produtos de limpeza e de polimento	1º de setembro de 2009
XLII – fabricantes de sabões e detergentes sintéticos	1º de setembro de 2009
XLIII – fabricantes de alimentos para animais	1º de setembro de 2009
XLIV – fabricantes de papel	1º de setembro de 2009
XLV – fabricantes de produtos de papel, cartolina, papel-cartão e papelão ondulado para uso comercial e de escritório	1º de setembro de 2009
XLVI – fabricantes e importadores de componentes eletrônicos	1º de setembro de 2009
XLVII – fabricantes e importadores de equipamentos de informática e de periféricos para equipamentos de informática	1º de setembro de 2009
XLVIII – fabricantes e importadores de equipamentos transmissores de comunicação, pecas e acessórios	1º de setembro de 2009
XLIX – fabricantes e importadores de aparelhos de recepção, reprodução, gravação e amplificação de áudio e vídeo	1º de setembro de 2009
L – estabelecimentos que realizem reprodução de vídeo em qualquer suporte	1º de setembro de 2009
LI – estabelecimentos que realizem reprodução de som em qualquer suporte	1º de setembro de 2009
LII – fabricantes e importadores de mídias virgens, magnéticas e ópticas	1º de setembro de 2009
LIII – fabricantes e importadores de aparelhos telefônicos e de outros equipamentos de comunicação, peças e acessórios	1º de setembro de 2009
LIV – fabricantes de aparelhos eletromédicos e eletroterapeuticos e equipamentos de irradiação	1º de setembro de 2009
LV – fabricantes e importadores de pilhas, baterias e acumuladores elétricos, exceto para veículos automotores	1º de setembro de 2009
LVI – fabricantes e importadores de material elétrico para instalações em circuito de consumo	1º de setembro de 2009
LVII – fabricantes e importadores de fios, cabos e condutores elétricos isolados	1º de setembro de 2009
LVIII – fabricantes e importadores de material elétrico e eletrônico para veículos automotores, exceto baterias	1º de setembro de 2009
LIX – fabricantes e importadores de fogões, refrigeradores e maquinas de lavar e secar para uso domestico, peças e acessórios	1º de setembro de 2009
LX – estabelecimentos que realizem moagem de trigo e fabricação de derivados de trigo	1º de setembro de 2009
LXI – atacadistas de café em grão	1º de setembro de 2009
LXII – atacadistas de café torrado, moído e solúvel	1º de setembro de 2009
LXIII – produtores de café torrado e moído, aromatizado	1º de setembro de 2009
LXIV – fabricantes de óleos vegetais refinados, exceto óleo de milho	1º de setembro de 2009
LXV – fabricantes de defensivos agrícolas	1º de setembro de 2009
LXVI – fabricantes de adubos e fertilizantes	1º de setembro de 2009
LXVII – fabricantes de medicamentos homeopáticos para uso humano	1º de setembro de 2009
LXVIII – fabricantes de medicamentos fitoterápicos para uso humano	1º de setembro de 2009
LXIX – fabricantes de medicamentos para uso veterinário	1º de setembro de 2009
LXX – fabricantes de produtos farmoquímicos	1º de setembro de 2009
LXXI – atacadistas e importadores de malte para fabricação de bebidas alcoólicas	1º de setembro de 2009
LXXII – fabricantes e atacadistas de laticínios	1º de setembro de 2009
LXXIII – fabricantes de artefatos de material plástico para usos industriais	1º de setembro de 2009
LXXIV – fabricantes de tubos de aço sem costura	1º de setembro de 2009
LXXV – fabricantes de tubos de aço com costura	1º de setembro de 2009
LXXVI – fabricantes e atacadistas de tubos e conexões em PVC e cobre	1º de setembro de 2009
LXXVII – fabricantes de artefatos estampados de metal	1º de setembro de 2009
LXXVIII – fabricantes de produtos de trefilados de metal, exceto padronizados	1º de setembro de 2009
LXXIX – fabricantes de cronômetros e relógios	1º de setembro de 2009
LXXX – fabricantes de equipamentos e instrumentos ópticos, peças e acessórios	1º de setembro de 2009
LXXXI – fabricantes de equipamentos de transmissão ou de rolamentos, para fins industriais	1º de setembro de 2009
LXXXII – fabricantes de máquinas, equipamentos e aparelhos para transporte e elevação de cargas, peças e acessórios	1º de setembro de 2009
LXXXIII – fabricantes de aparelhos e equipamentos de ar condicionado para uso não-industrial	1º de setembro de 2009
LXXXIV – serrarias com desdobramento de madeira	1º de setembro de 2009
LXXXV – fabricantes de artefatos de joalheria e ourivesaria	1º de setembro de 2009
LXXXVI – fabricantes de tratores, peças e acessórios, exceto agrícolas	1º de setembro de 2009
LXXXVII -fabricantes e atacadistas de pães, biscoitos e bolacha	1º de setembro de 2009
LXXXVIII – fabricantes e atacadistas de vidros planos e de segurança	1º de setembro de 2009
LXXXIX – atacadistas de mercadoria em geral, com predominância de produtos alimentícios	1º de setembro de 2009
XC – concessionários de veículos novos	1º de setembro de 2009
XCI – fabricantes e importadores de pisos e revestimentos cerâmicos	1º de setembro de 2009
XCII – tecelagem de fios de fibras têxteis	1º de setembro de 2009
XCIII – preparação e fiação de fibras têxteis	1º de setembro de 2009

Obrigatoriedade NF-e para 2010:

Em 2010, as empresas estão sendo obrigadas de Acordo com CNAE (Cadastro Nacional de Atividades Economicas). Para saber sua obrigação, basta entrar no site de Pesquisa de CNPJ:

http://www.receita.fazenda.gov.br/pessoaJuridica/CNPJ/CNPJREVA/CNPJREVA_solicitacao.asp

A Obrigatoriedade para o ano de 2010 está em um Arquivo PDF. Ao abrir, você terá acesso aos CNAEs da empresa. Segue o arquivo abaixo:
http://www.fazenda.sp.gov.br/nfe/perguntas_frequentes/obrigatoriedade_2010.pdf

Além disso, da obrigatoriedade por CNAE citadas acima, empresas que efetuam comércio interestadual (trafegam mercadoria de um estado para outro) ou efetuam transações de vendas com o poder público (prefeituras, escolas, creches, policia, etc) também devem se enquadrar, independente de CNAE. Sempre aconselhamos a procurarem profissionais especializados da área, assim como seu contador. Por mais que aparentemente você não esteja enquadrado nas listas (o que é muito raro), a tendência é todos se enquadrarem, todo tipo de empresa que emita Nota 1A, além de portarias especificas de Fiscos Estatuais, e diversas outras obrigações. Por isso, procure seu profissional contabil e tenha certeza.

3 – Quais os beneficios do Uso da Nota Fiscal Eletrônica:
Vou citar os beneficios da Nota Fiscal Eletrônica para um todo, de acordo com meu ponto de vista:

1 – Integração Rápida e Fácil Entre as Empresas: Antigamente, era necessário chegar a Nota 1A (papel) na empresa, cliente, para que a mesma pudesse ter a venda confirmada e o recebimento e conferência preparados. Hoje não, no momento da Emissão da Nota, uma empresa de SP já pode enviar essa NFe para a Bahia, via internet, e a empresa da Bahia já pode processar essa Nota para fins contabeis, de conferência, de armazenagem, de rastreamento de carga e diversos outros meios, antes mesmo da mercadoria ter saido de SP. Além do incentivo ao Comércio B2B.

2 – Redução de custos de impressão com gráficas (Danfe é impresso em impressora jato de tintas)

3 – Redução com Custos de Armazenamento de NFs (não precisa mais armazenar papeis uma vez que todos arquivos ficarão no computador)

4 – Padronização de transações comerciais entre empresas.

5 – Redução de Emissão de Papel e Tintas para o Meio Ambiente.

6 – Facilitação para Contabilidade na somatória de impostos, mapas fiscais e outros.

7 – Melhor fiscalização e recolhimento de impostos sobre os Sefazes.

4 – Qual penalidade minha empresa sofre por não se adequar:
Bem, posso ver no minimo quatro razões muito especiais pelas quais sua empresa deve sim, se adequar o mais rápido possível aos sistemas de NF-e:

Primeiro, é a penalidade sobre Multas. Os Sefazes vem autuando em Milhões, muitos contribuintes que não se adeqüam a NF-e dentro dos prazos estabelecidos. Se sua empresa está dentro de um Prazo, ela deve sim, iniciar o processo de NF-e, pois com certeza se não se regularizar, entrará sobre multas tanto pela irregularidade como por documentos fiscais, descrevo abaixo:

Segundo motivo: Uma vez que sua empresa necessita, e está obrigada a Emitir NF-e, automaticamente, a Nota Fiscal 1A, a partir daquela Data, é uma nota irregular (fria). Tanto sua empresa, como seu cliente, ao emitir e aceitar essa Nota 1A, estarão cometendo irregularidades perante o Fisco.

O Terceiro motivo que posso citar, é a Clareza perante seus clientes. Muitos clientes e fornecedores já trabalham com NF-e, e estão querendo trabalhar apenas com NF-e. Ou seja: Em determinado momento, um cliente seu que compra APENAS COM NFe, irá se recusar em comprar de você, com a Nota 1A normal. Isso já é um fato muito claro e muitas empresas maiores já estão se recusando a comprar mercadorias em Nota 1A.

Quarto, competitividade e clareza nas transações. Para sua empresa ser competiva, e ser vista como “dentro da tecnologia”, ela precisa ter um sistema eletrônico. Não só de Nota Fiscal e Faturamento, mas tudo hoje, age em cima da rapidez, agilidade, tecnologia. Estar num sistema antigo, faz sua empresa perder status junto ao mercado!

5 – O que preciso para me Adequar a Emissão de NF-e:

São dois pontos essenciais. Um Certificado Digital, e um Sistema com Suporte a NF-e. Primeiro vamos falar sobre o Certificado Digital.

O que é o certificado digital:
É um meio eletrônico (arquivo digital) que contem uma série de informações referentes a entidade ao qual ele foi emitido. Ou seja: É uma assinatura eletrônica de sua empresa, garante que qualquer arquivo, qualquer documento digital, foi assinado pela sua empresa. Por isso a necessidade de um certificado digital, sem ele, eu poderia da minha empresa – emitir notas como se fosse a sua. Então existe esse “documento digital”, que garante que aquela informação foi gerada através do cartão da empresa e assinada pela mesma.

Certificado Digital:
São dois tipos de Certificado Digital. Temos o A1 e o A3:
A1 – Validade de 1 ano, geralmente em formato de disquete instalado no computador.
A3 – Validade de 3 anos, em formato Usb, Token+Cartão.

Dentro de ambos modelos, temos as categorias:
E-CNPJ e E-NFE. A explicação as diferenças entre os dois foi dada em um blog de um coleta, segue ela e os créditos:

“A menos que você seja, o representante legal e o faturista de sua empresa é melhor ter dois certificados: um e-CNPJ para assinar documentos e acessar o e-CAC da RFB e o e-NFe registrado em nome do faturista responsável pela emissão de NF-e. Se o faturista utiliza um e-CNPJ, ele terá uma procuração em branco de sua empresa. Com o e-NFe, suas atribuições ficam limitadas representar a empresa no processo de emissão de documentos fiscais.

Contudo, cada faturista deve ter um e-NFe individual e, caso ele seja desligado da empresa, você deve providenciar a revogação do certificado.”
Ou seja, por questões de segurança, o indicado para a NFe é usar o certificado específico para NFe, a não ser que quem emita a NFe seja também o representante legal da empresa.

(http://anfm.blogspot.com/2009/04/e-cnpj-ou-e-nfe.html)

Uma dúvida muito comum: E-CPF, serve para emitir NFe?
Não. Por mais que o E-CPF esteja no nome do responsável da empresa e diversos outros fatos, não, o certificado precisa ser o E-CNPJ ou E-NFe.

Outra dúvida muito comum é: Tenho 3 empresas, preciso de 3 Certificados:
Sim. O Certificado é por CNPJ, ou seja, se são 3 empresas diferentes, três Cnpjs diferentes, são 3 certificados diferentes.

Sistema com Suporte a NF-e:
Bem, diversos Sistemas já estão disponíveis no Mercado. Cada sistema com suas particularidades, cada sistema com seus respectivos focos, alguns com mais módulos, outros com menos, alguns mais fáceis, outros menos. Os valores também variam bastante, os prazos de integração e implantação também, e as modalidades de compra, consecutivamente.

Ou seja, procure uma empresa especializada e faça cotações de mercado. E se for fazer isso: Adicione minha empresa em sua lista de cotações (os dados seguem lá em cima), não deixe de nos adicionar a sua lista de possibilidades.

Bem, caso você já possua um sistema, e tenha contato e contrato com a empresa responsável pelo menos, contate-os. Verifique a possibilidade, o custo, os prazos, para adequação deles, a NF-e. Caso não seja possível, muitos sistemas (como o meu) possuem a possibilidade de se integrar a outros sistemas antigos e legados (*) para implantação da NF-e de maneira fácil.

(* entenda legado, como sistemas que já estão implantados funcionando, mas que não possuem mais desenvolvimento ou manutenção)

No próximo artigo decorrerei um pouco sobre um Sistema de NF-e completo, usando o meu como exemplo, para que você possa entender o básico do funcionamento de um Sistema de Nota Fiscal Eletrônica, Funcionamento Técnico via Internet, Danfe, XML, Web-Service, Legislação, Tempos de Arquivos Digitais, Ambiente de Homologação e Produção, Principais Problemas, Impostos e diversos outros termos ainda “obscuros” para muitas pessoas. O básico de um artigo para Empresários segue acima, e qualquer dúvida estou a disposição. O próximo artigo será mais especifico para conhecimento de Sistemas.

Até lá.